Офис-менеджер
Office Manager
Москва
От 3 лет
Офис
Полная занятость
Что вы будете делать
Мы находимся в поиске офис-менеджера, который будет обеспечивать бесперебойную работу нашего московского офиса.
- Выполнять регулярные обходы офиса с целью контроля чистоты офиса, работоспособности технических систем;
- Инициировать улучшения, гарантировать безопасность и продуктивность офисной среды;
- Лидировать направления по эксплуатации и своевременному ремонту офиса с привлечением подрядных организаций;
- Контролировать качество сервисов по поддержанию офиса: уборка, озеленение, работа mailroom (управление корреспонденцией), ресепшен и инженерное/техническое обслуживание, сервис курьеров, охрана офиса и тд;
- Администрировать базу договоров аренды, оказания услуг и поставок товаров, отслеживать выполнение договорных обязательств, качество оказываемых услуг, выполнение KPI/SLA на ежемесячной основе, давать обратную связь, лидировать создание процессных карт, вносить изменения в процессы, находить и устранять системные барьеры, инициировать улучшения.
- Руководить проектами по цифровизации услуг офисного сервиса (SP, заявки на сервис, чат-бот и пр.)
- Инициировать и лидировать инициативы, направленные на улучшение офисной среды, в соответствии с корпоративными политиками, стандартами и потребностями сотрудников, а также организации мероприятий в офисе, изменения рассадки сотрудников.
- Управлять процессами по обновлению офисного пространства разного уровня сложности в соответствии с современными подходами и ожиданиями сотрудников.
- Формировать цели и задачи проектов, обеспечивать высокое качество исполнения проектов в указанные сроки в рамках бюджета;
- Поддерживать активности, направленных на здоровье сотрудников, в московском офисе.
- Поддерживать документооборот и платежи по московскому офису. Проводить мероприятия и необходимые действия, направленные на обеспечение пожарной безопасности.
- Нести ответственность за пожарную безопасность офисного помещения филиала ООО «Марс», проводить тренировки сотрудников Московского офиса Компании по эвакуации и действиям в чрезвычайных ситуациях;
- Контролировать техническое состояние, правильную эксплуатацию и проведение технического обслуживания, текущего ремонта и устранения аварий электрических систем и оборудования (кондиционирование, видеонаблюдение, СКУД (система контроля и управления доступом), проч.);
- Взаимодействовать со службами эксплуатации арендодателя и поставщиком услуг технического обслуживания по всем техническим вопросам;
- Поддерживать и обновлять политики по работе в открытом офисном пространстве (Политика чистых столов , Положение о приобретении продукции в корпоративном магазине, Политика о присутствии домашних животных в офисе ООО «Марс») .
- Управлять процессом работы внутреннего канала продаж продуктов компании (Mars shops online и offline) сотрудникам через интернет канал и через точки продаж на фабриках компании, инициировать изменения для улучшения процессов, отвечать за аналитику по продажам, осуществлять контроль лимитов.
Мы ожидаем
- Образование: высшее (техническое, строительное, экономическое)
- Опыт работы от 3 лет в области административно-хозяйственного обеспечения (АХО)
- Опыт работы в коммерческой недвижимости (БЦ, ТЦ)
- Опыт управления сервисными провайдерами – работа с результативностью, постоянными улучшениями качества предоставляемых услуг.
- Сильные аналитические способности, умение выявлять проблемные области, находить оптимальное решение и внедрять улучшения
- Умение работать в режиме многозадачности: управлять несколькими проектами одновременно
- Знания английского языка не ниже Intermediate
- Дисциплинированность, ответственность, коммуникабельность, готовность работать в команде
Работать в Mars – здорово!
Узнайте, что вас ждёт в нашей команде.
Чтобы вы могли расти и развиваться вместе с нами
Чтобы вы могли расти и развиваться вместе с нами
